Seit 2015 gilt für Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 € pro Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer. Zuwendungen, die Arbeitnehmer anlässlich solcher Veranstaltungen vom Arbeitgeber erhalten (z.B. in Form von Speisen, Getränken, Musik), können bis zu dieser Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleiben; nur für die übersteigenden Kosten fallen Lohnsteuer und (mitunter) Sozialversicherungsbeiträge an. Beansprucht werden kann der Freibetrag für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.
Beispiel: Ein Zahnarzt veranstaltet für seine Arbeitnehmer im Jahr 2017 die folgenden vier Betriebsveranstaltungen: Betriebsausflug für 80 € je Teilnehmer, Sommerfest für 40 € je Teilnehmer, Jubiläumsfeier (für alle Jubilare der Firma) für 70 € je Teilnehmer und Weihnachtsfeier (für alle Arbeitnehmer) für 90 € je Teilnehmer.
Für den Zahnarzt empfiehlt es sich, den Freibetrag für die beiden teuersten Veranstaltungen (Betriebsausflug und Weihnachtsfeier) in Anspruch zu nehmen, um eine bestmögliche Steuerfreistellung zu erreichen. Den geldwerten Vorteil aus den anderen beiden Veranstaltungen von jeweils 40 € und 70 € kann der Zahnarzt mit einem pauschalen Steuersatz von 25 % lohnversteuern.
Nutzt der Arbeitgeber die 25%ige Lohnsteuerpauschalierung (z.B. für Zuwendungen oberhalb der 110-€-Grenze), bleibt auch der pauschal besteuerte Lohn sozialversicherungsfrei. Das gilt allerdings nur, wenn er die Steuerpauschalierung bis zum 28.02. des Folgejahres (bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung) vornimmt. Der Arbeitgeber muss die Pauschalsteuer bis zu diesem Zeitpunkt anmelden und abführen, damit Sozialversicherungsfreiheit eintritt.
Der 110-€-Freibetrag kann nur beansprucht werden, wenn die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern der Praxis oder eines Praxisteils offensteht. Eine hierarchische Beschränkung der Feier (z.B. nur auf Führungskräfte) wird steuerlich nicht gefördert.
Dürfen Arbeitnehmer eine Begleitperson zu einer Betriebsveranstaltung mitbringen, müssen ihnen die Kosten für diese Person zugerechnet werden, so dass bei ihnen schneller eine Überschreitung der 110-€-Grenze droht.
Hinweis: Den Kostenrahmen von 110 € einschließlich Umsatzsteuer sollten Sie auch einhalten, wenn Sie teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt sind